Sich selbst im stressigen Alltag zu organisieren ist schwer, aber kein Hexenwerk. Es gibt einfache Tools. Ich hatte ja bereits über das System des Kanban geschrieben. Dabei hat mir die Idee eines Kanban Boards in einem Notizbuch sehr geholfen. Die liebe Natalie von zettelweise hat dabei ein eigenes Notizbuch entwickelt, dass ein Kanban Board enthält.

Dazu bekommt der Benutzer noch die Post-It’s und kann das Notizbuch sofort nutzen. Darüber werde ich aber noch einen einzelnen Beitrag verfassen, wenn ich das Notizbuch von Natalie selbst getestet habe.

Was aber ist das System hinter der Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist eine Form der Visualisierung, die dir klarmachen kann, was du wirklich erledigen musst, was andere für dich erledigen können und was du nicht erledigen musst, weil es eigentlich völlig unwichtig ist.

Dabei gibt es vier Felder. Ich habe unter dem Thema #leadership auf Instagram vor kurzem ein Bild gepostet, dass die Eisenhower-Matrix zeigt.

Schaut man sich diese Übersicht an, wird deutlich, dass man viele Sachen einfach überdenken muss, wenn man zu einer sinnvollen Entscheidung kommen möchte. Und genau da liegt in meinen Augen der Hund begraben. Viel zu oft stopfen wir uns unseren Kalender voll und wollen alles auf einmal erreichen ohne die Folgen zu bedenken.

Ich hatte vor kurzem ein sehr erhellendes Gespräch, dass mir gezeigt hat, dass Dinge oft anders sind, als sie scheinen. Mancher merkt erst viel zu spät, dass er seine Grenzen überschritten hat, nur um allen anderen Menschen in seinem Umfeld gerecht zu werden. Oft funktionieren wir einfach nur und das war vor meiner Zeit mit dem Bullet Journal nicht anders. Das zu verstehen braucht oft aber einfach Zeit und auch hier finden wir wieder das Wort Prozess, das so wichtig ist.

Nicht jeder von uns ist in einer Führungsposition und dennoch passiert es viel zu oft, dass wir nur an die anderen und nicht an uns selbst denken. Auch wenn man nicht in einer Führungsposition ist, kann man Aufgaben delegieren. Man sollte es sogar. Das fängt in der Familie an und endet im Beruf. Wenn man in einem Büroberuf mit Kollegen arbeitet, warum nicht einfach mal den Kollegen fragen, ob er die oder die Aufgabe noch übernehmen könnte, weil man selbst gerade merkt, dass man an seiner Kapazitätsgrenze angekommen ist? Das kostet am Anfang vielleicht Überwindung, lohnt sich aber.

Warum? Es verändert die Persönlichkeit. Ich erwische mich selbst immer wieder dabei zu denken, dass ich alles selbst am besten kann. Das ist aber an zwei Punkten nicht gesund. Einerseits ist es eine gnadenlose Selbstüberschätzung, weil es durchaus immer wieder Menschen gibt, die etwas besser oder genauso gut können, wie man selbst. Man weiß es vielleicht einfach noch nicht. Zum anderen geht man dadurch permanent an seine Grenzen oder überschreitet sie vielleicht sogar.

Arbeit kann positiver Stress sein, weil wir uns jeden Tag neuen Herausforderungen stellen können und immer wieder neue Dinge lernen. Jede berufliche Situation ist anders und man muss immer wieder neu auf Dinge reagieren. Das gilt sowohl für den Arbeiter in einer Fabrik am Fließband, als auch für den Mitarbeiter im Büro. Es ist gut seinen Tag zu planen, aber unvorhergesehene Dinge gehören einfach zu unserem beruflichen und privaten Alltag.

Arbeit kann aber auch negativer Stress sein und das wird sie dann, wenn die Grenzen zwischen wichtigen und unwichtigen Dingen völlig verschwimmen. Diese Visualisierung in der Eisenhower-Matrix ist nur ein Spiegel dessen, was in unserem Kopf passiert. Alles was wir tun möchten und erledigen müssen, kommt einfach nur in einen großen Topf. Wir denken nicht nach und machen einfach.

Wenn wir jetzt aber die Aufgaben teilen, wird alles einfacher und übersichtlicher.

Die vier Felder der Eisenhower-Matrix sehen also wie folgt aus:

Dringend und wichtig: Das sind Aufgaben, die wir so schnell wie möglich selbst erledigen sollten. Sie können nicht warten und ein anderer kann sie auch nicht für uns übernehmen.

Dringend, aber weniger wichtig: Das sind wichtige Aufgaben, die uns aber den Spielraum lassen, sie an jemand anderen zu delegieren.

Weniger dringend, aber wichtig: Das sind Dinge, die wir zu späterer Stunde oder an einem anderen Tag erledigen können. Das bedeutet, dass wir sie planen sollten. Das typische Phänomen dabei ist, dass diese Aufgaben am nächsten Tag und in einer neuen Eisenhower-Matrix in den Bereich dringend und wichtig wandern werden, weil sie irgendwann erledigt werden müssen.

Und dann gibt es Dinge, die sind weder wichtig noch dringend: Das bedeutet, dass wir sie nicht tun sollten. Kürzlich sagte mir jemand, dass wir das zu oft vergessen.

Bei Dingen auch mal zu sagen, dass sie nicht nötig sind, bringt mich an den Punkt, diesen Artikel abzuschließen, denn im nächsten Beitrag werde ich erklären, wie man noch schneller mit dem Bullet Journal beginnen kann, als ich die ganze Zeit dachte. Ich habe dazu ein Mindboard erstellt, dass ich dir in meinem nächsten Beitrag zeigen und erklären werde. Zudem wird es diese Woche auch noch die Fortsetzung dieses Artikels und eine kleine Überraschung geben.

Danke für’s Lesen und bis bald.

Deine Madlen