Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix in der Praxis? Stell dir vor, wir planen ein Meeting.

Wir sind ein Team von 8 Mitarbeitern in der Marketing-Abteilung und müssen ein Meeting planen. Dabei sind noch der Geschäftsführer, die vier Kollegen von der Personalabteilung, der Produktionsleiter und die beiden Verantwortlichen des internen und externen Rechnungswesen eingeladen. Wir haben festgestellt, dass unsere Marketingmaßnahmen der letzten 6 Monate erfolgreich waren und unser Absatz gestiegen ist. Dabei ist uns aufgefallen, dass wir eigentlich neue Mitarbeiter in der Produktion gebrauchen könnten, um den Wünschen der Kunden gerecht zu werden.

Wir halten also das Thema fest: Personalbeschaffung in der Produktion

Es wäre jetzt also enorm wichtig zuerst einmal alle Aufgaben festzuhalten, die dieses Meeting braucht:

Wir haben in unserem Unternehmen einen Meetingraum: Wir müssen wissen, ob dieser an dem Tag frei ist, an dem wir ihn brauchen. Stop!!!

Wann findet das Meeting statt? Der Geschäftsführer sagte uns, dass das so schnell wie möglich erledigt werden muss. Wir haben hier erstmal wenig Spielraum eine Umfrage zu machen, wer wann Zeit hat. Wir müssen uns aber auch nicht so sehr unter Druck setzen, dass das Meeting gleich morgen stattfinden muss, da wir uns dadurch den Planungsspielraum nehmen. Also halten wir fest, heute ist Montag, wir setzten das Meeting für nächsten Donnerstag an. Das sind noch anderthalb Wochen.

Jetzt erst können wir schauen, ob der Raum frei ist und der Plan an der Tür sagt uns: Ja, er ist frei. Die Uhrzeit ist damit auch klar. Wir buchen den Raum für 9 Uhr, damit auch alle noch frisch und fit sind.

Wie lange soll das Meeting dauern? Es geht um ein wichtiges Thema, aber bei der derzeitigen Auftragslage können wir es uns nicht leisten, den Zeitplan der Mitarbeiter zu lange zu blockieren. Aus Erfahrungen wissen wir, dass 2 Stunden genug Raum für Gespräche und Austausch lassen, aber auch nicht zu viel Zeit des Ablaufs blockieren.

Ok: 9-11 Uhr. Könnte also auch heißen, dass man danach noch gemeinsam eine Kleinigkeit essen könnte. Das ist gut für die Stimmung im Team und beruhigt danach auch die Gemüter, wenn man sich wie immer nicht in allen Punkten einig war.

Wir haben nun also Thema, Ort und Zeit festgelegt. Wir wissen auch, dass wir mit maximal 16 Mitarbeitern dabei sein werden. Auch das ist überschaubar. Jetzt fehlen noch die essentiellen Dinge. Man wie gern würde ich die Präsentation allein machen, aber ist das realistisch? NEIN!!!! Aus mehreren Gründen. Ich habe zwar die Zahlen aus der Marketingabteilung, aber trotzdem nur meine subjektive Sicht. Ich bin auch noch nicht so lange im Unternehmen. Wie also lief das in den Jahren davor? Das könnten andere Mitarbeiter viel besser sagen. Und an letzter Stelle steht der Fakt, dass wir uns ja auch weiter um das Marketing kümmern müssen. Heißt also: Aufgaben verteilen.

Wir brauchen eine Agenda. Das besprechen wir vom Marketing am besten miteinander. Ach und wir haben noch etwas vergessen. Übermorgen kommt der neue Praktikant. Den müssen wir miteinbeziehen. Er kommt ja nicht zum Kaffee kochen, sondern um etwas zu lernen. Also sind wir 17. Wir müssen als Grundlage für die gesamte Besprechung unsere Maßnahmen vorstellen und erklären, warum unser Marketing so erfolgreich war. Das Rechnungswesen kann uns dann sagen, ob sich das mit den Verkaufszahlen deckt, ob wir eine gute Preisentwicklung unserer Produkte haben und ob unsere Ausgaben im Bereich Personal es erlauben, neues Personal zu beschaffen, aber auch ob wir neue Maschinen brauchen. Der Produktionsleiter weiß dann, was das für die Gestaltung der Produktionsräume bedeutet und zum Schluss kann uns die Personalabteilung sagen, welche Maßnahmen zur Personalbeschaffung unser Unternehmen ergreifen sollte. Gibt es die Möglichkeit der internen Personalbeschaffung oder müssen wir uns extern um Personal bemühen? Da kommen wir wieder ins Spiel als Marketing und könnten uns um die Website kümmern, Anzeigen schalten oder dergleichen.

Wow. So kann also doch eine Abteilung der anderen den Staffelstab übergeben. Jetzt geht es ans Delegieren. Die beiden Mitarbeiter des Rechnungswesens, der Produktionsleiter, jemand aus der Personalabteilung und mindestens zwei von uns, sollten also Teil der Präsentation sein. Die Agenda steht. Wir bitten jetzt also per Mail die betreffenden Personen, ihren Teil der Präsentation vorzubereiten. Wenn sie das getan haben, können sich alle Personen nochmal kurz treffen, um den endgültigen Ablauf zu besprechen. Jeder hat ein Zeitfenster bekommen. Das sollte also schnell erledigt sein.

Zwischenstand am Montag vor dem Meeting: Der Praktikant ist jetzt auch da und gut angekommen. Zum Glück hat er Vorkenntnisse. Besonders was die EDV angeht, ist er richtig fit. Wir könnten ihn doch also die Präsentation testen lassen und uns in dieser Zeit um andere wichtige Dinge kümmern. Wieder etwas, was man delegieren kann.

Meine Kollegin im Marketing ruft dann alle am Dienstag nochmal an, um zu fragen, ob die Präsentationen stehen. Bei allen passt das soweit, nur dann das Problem. Der Kollege aus dem internen Rechnungswesen ist kurzfristig erkrankt. Zum Glück ist sein Teil der Präsentation fertig und auf dem zentralen Laufwerk mit Passwortschutz gespeichert. Sie ruft ihn an und fragt nach dem Passwort. Es lautet: Meeting_Personal0720. Das macht Sinn. Nur gut. Jetzt kann die Kollegin die Präsentationen zu einer zusammenführen. Das spart im Meeting Zeit, weil wir dann nicht zwischen den Präsentationen wechseln müssen. Jetzt ist also auch die Präsentation fertig. Aber wer soll den Teil vom Kollegen halten? Unsere andere Kollegin bekommt das mit und sagt uns, dass sie mal in der Abteilung gearbeitet hat, dann aber ins Marketing versetzt wurde. Sie kennt also die Arbeitsweise und erklärt sich bereit, diesen Teil zu übernehmen. Sie braucht nur eine Stunde, um sich in die Zahlen einzuarbeiten, schaut sich die Präsentation an und telefoniert nochmal kurz mit dem erkrankten Kollegen. Also alles nochmal gut gegangen.

Agenda✅

Ort,Zeit,Raum✅

Technik und Präsentation✅

Am Tag vor dem Meeting beauftrage ich den Praktikanten noch damit, nochmal eine Erinnerungsmail zu schicken, als wir uns überlegen, dass wir den Raum auch noch ein bisschen angenehmer gestalten könnten. Wir merken aber, dass wir diese Zeit besser für andere Aufgaben einsetzen sollten und schieben die Raumdekoration auf nicht tun, als dem Praktikanten die Idee kommt, dass er das ja übernehmen könnte. Wir fragen ihn, was er sich vorstellt und er sagt, dass er einfach nur Schalen mit Knabbereien und Gebäck vorbereiten könnte und die Namen der Anwesenden auf kleine Karten drucken könnte. Die Idee ist super. Das kostet nicht viel Zeit und macht alles ein bisschen angenehmer. Die Schalen bereitet er dann am Morgen des Meetings vor. Für die Karten braucht er keine 20 Minuten.

Am Morgen des Meetings sind wir alle schon um 07:30 Uhr da. Wir bereiten den Raum vor, besprechen uns nochmal für unseren Teil, drucken die Handreichungen und sind rechtzeitig um 08:30 Uhr fertig. Um 08:45 Uhr kommen der Kollege vom Rechnungswesen, die ersten von der Personalabteilung und um 08:55 Uhr kommen auch der Produktionsleiter und der Geschäftsführer. Das Meeting läuft super. Wir besprechen die Maßnahmen. Das Meeting ist zu Ende und wir gehen danach alle noch zusammen in die Geschäftskantine.

Warum ist alles gut gelaufen, obwohl wir uns kurzfristigen Änderungen stellen mussten? Wir konnten auf diese Änderungen reagieren, weil wir die Aufgaben verteilt haben. Ok, das war eine fiktive Geschichte, aber nichtsdestotrotz läuft es auch genauso im Alltag, wenn man es schafft sich von Aufgaben zu trennen, die man gern lieber selbst machen würde.

Der nächste Beitrag wird ein Notizbuch-Test sein. Ich habe den heiligen Gral der Notizbücher gefunden. So viel schon einmal vorn weg. Manchmal kann Glitzer blenden, manchmal aber auch einfach verschönern.

Danke für’s Lesen und bis bald.

Deine Madlen